PMO (II)

Este es el segundo de una serie de artículos sobre PMO:
PMO I - Introducción
PMO II - Descripción
PMO III - Ventajas de una PMO
PMO IV - Inconvenientes de una PMO

Continuando el post anterior sobre PMO, vamos a añadir una serie de conceptos. Una PMO se encuentra al nivel de la gestión del portafolio. Éste, estaría a un nivel superior de la gestión del programa, y finalmente, la gestión del programa estaría un nivel por encima de la gestión de proyectos. Vamos a ver sus definiciones con algo más de detalle:

• Gestión de Proyectos (Project Management): la aplicación de conocimientos, capacidades, técnicas y herramientas sobre las actividades del proyecto para satisfacer sus requisitos. (Fuente: Project Management Institute)
• Gestión de Programa (Program Management): la planificación coordinada, gestión y ejecución de múltiples proyectos relacionados que están dirigidos hacia los mismos objetivos estratégicos, de negocio u organizativos, para generar unos beneficios superiores a los que se hubieran obtenido mediante la ejecución individual.
• Gestión del Portafolio (Portfolio Management): los procesos, el gobierno y las herramientas utilizadas para planificar, crear, asegurar, balancear y comunicar la ejecución del protafolio de proyectos IT.

La Oficina de Proyectos permite:

• Gestionar de una forma integral la comunicación
• Aumentar el valor de la marca
• Crear capital humano
• Reducir los ciclos de proceso
• Atender a los clientes teniendo en cuenta los retos y oportunidades del futuro, y al mismo tiempo no perder la visión del conocimiento adquirido en el pasado.

El modelo de trabajo del Gobierno IT que realiza la PMO es el siguiente:

• Investiga y capacita
• Define prácticas, metodologías y herramientas
• Asesora a las áreas ejecutoras
• Monitoriza, controla y realiza el seguimiento
• Establece y monitoriza métricas
• Estima y realiza seguimiento a los beneficios
• Comunica evolución de la práctica

Bajo la directriz de la PMO, las áreas ejecutoras (los proyectos):

• Gestionan y ejecutan sus proyectos
• Aplican métodos y usan herramientas
• Crean informes de seguimiento
• Siguen cronogramas
• Siguen presupuesto
• Evalúan la obtención de beneficios

Los Procesos definidos por una PMO, establecen un nivel de madurez DEFINIDO. Sería el equivalente al nivel 3 de madurez:

• Nivel 5: Optimizado
• Nivel 4: Gerenciado
• Nivel 3: Definido (Procesos)
• Nivel 2: Repetible
• Nivel 1: Inicial
• Nivel 0: ¡No Existe!

Dejaremos para un próximo post algunos temas interesantes como métricas, procesos, etc. de una PMO.