jueves, 18 de julio de 2013

PMO IV - Inconvenientes de una PMO

Este es el cuarto de una serie de artículos sobre PMO:

PMO I - Introducción
PMO II - Descripción
PMO III - Ventajas de una PMO
PMO IV - Inconvenientes de una PMO

Hoy repasaremos brevemente los principales inconvenientes que ofrece una PMO. Veremos que más que inconvenientes, se trata de riesgos que podemos controlar mediante las adecuadas técnicas de mitigación y contingencia.

Burocracia adicional.

Una PMO introduce procesos, metodología, y un nivel de control y supervisión de los proyectos que puede aportar mucho a la dirección. Sin embargo, desde muchos estamentos, puede considerarse que la PMO añade burocracia. El añadir flujos de trabajo, la necesidad de aprobar las cosas antes de hacerlas...hace pensar a muchos que las cosas son más lentas, que requieren de más burocracia.

Territorialismo

La PMO se ve como un órgano impuesto, y la reacción es defender el departamento/territorio del nuevo intruso.
Esta reacción lleva a muchos a comportarse a la defensiva, o incluso de forma agresiva frente a las peticiones de una PMO, rente a sus flujos  y metodologías de trabajo.
Cuanto menor control y supervisión tienen los equipos de trabajo, más fácil es que la reacción sea la que aquí comentamos.
Después de todo, muchos se sienten "reyes del mambo", auténticos caciques que hacen y deshacen a su antojo...hasta que llega la PMO.

Lastre

La PMO puede ser considerada como un servicio no productivo, un lastre innecesario o de beneficios discutibles.
El aumento de costes derivado de los sistemas soporte, formación, y otros servicios adicionales, puede verse como crítico frente a los beneficios potenciales, que por supuesto, siempre encuentra gente dispuesta a minimizarlos frente a los costes mencionados.

Obstáculo profesional

Riesgo de considerar a la PMO como un obstáculo en la carrera profesional de los equipos de desarrollo.
Normal, en muchas empresas, determinadas personas se ven con carrera por el hecho de disponer de oportunidad, de estar estratégicamente posicionados, tener cierto poder o control...Y entonces llega la PMO, y establece un flujo y metodología estándar, que coarta la libertad de los que hasta ahora se veían con un futuro prometedor.

Torre de Marfil

Riesgo de que la PMO se considere una torre de marfil, no alineada con las necesidades organizativas.
Puede ser por la actitud de los integrantes de la PMO, por envidias, o por una falta de efectividad en el funcionamiento de la PMO, por lo que este departamento se considere una "torre de marfil", inalcanzable, con demasiado poder, sin escuchar ni atender las demandas de los proyectos o la organización.

Falta de soporte

Riesgo de falta de soporte de la alta dirección, principalmente.
Sin el adecuado soporte de la dirección, la PMO no tiene poder efectivo, y puede considerarse "un bonito florero", sin utilidad ni capacidad real de llevar a cabo su función.

¿Y vosotros? ¿Os habéis encontrado con estos problemas u otros similares? Saludos
 

martes, 9 de julio de 2013

PMO III - Ventajas de una PMO

Este es el tercero de una serie de artículos sobre PMO:

PMO I - Introducción
PMO II - Descripción
PMO III - Ventajas de una PMO
PMO IV - Inconvenientes de una PMO

El de hoy va a ser un artículo que espero sea interesante y a la vez breve. Repasaremos brevemente las principales ventajas que ofrece una PMO, y también veremos en un próximo artículo, sus posibles inconvenientes. Vamos allá.

Definición y estandarización de procesos.

  • Una PMO ayuda a definir los procesos de la organización. Básicamente no es inventar nada nuevo. Basta con dejar por escrito todo lo que ya se hace, obtenido de quienes saben hacerlo.
  • La ventaja, es que esto ayuda a que no se pierda el conocimiento, se estandaricen las formas de trabajar, se aproveche la ventaja de la experiencia adquirida.

Aumento de la eficiencia.

  • De una correcta definición de procesos, del aprovechamiento del conocimiento y la experiencia, se obtiene como resultado natural un aumento de la eficiencia.

Reducción del trabajo duplicado.

  • Como resultado de la experiencia y eficiencia, se facilita el reducir el trabajo duplicado.
  • Si se han detectado duplicidades en ocasiones anteriores, ese conocimiento se aprovecha.

Menores costes de desarrollo.

  • Como resultado de los anteriores, los costes disminuyen.
  • Esta disminución no tiene porqué ser radical. Todo depende de lo optimizados que estuvieran los procesos y la organización antes de implantarse la PMO.

Mejora de las comunicaciones internas y externas.

  • Una PMO ejerce principalmente como órgano gestor de las comunicaciones.
  • Se estandarizan no sólo los canales, sino los formatos y los contenidos. Se identifican responsables de realizar la comunicación, el escalado, los distintos interlocutores, etc.

Alineamiento organizativo orientado a unos objetivos comunes.

  • El principal objetivo de la PMO es asegurar que los procesos, las tareas que se realicen, estén alineadas con los objetivos de la empresa.
  • Estos objetivos comunes, bien establecidos por la PMO, permiten que todo el mundo trabaje para un fin común. Se aprovechan sinergias.

Mejora en la planificación estratégica.

  • Ya no sólo hablamos de planificar proyectos, y hacer el seguimiento. Estamos hablando de una planificación a nivel estratégico, totalmente alineada con los objetivos organizativos.

Mejora en la madurez y profesionalización de la gestión a nivel organizativo.

  • La gestión se profesionaliza. Aumenta la madurez, apoyada por el conocimiento y unos procesos bien definidos, y una experiencia aprovechada.

Mejor formación a nivel organizativo.

  • La formación se alimenta de la experiencia de los proyectos, de las necesidades organizativas, y de las lecciones aprendidas.
  • Como resultado, la formación mejora a su vez el rendimiento en los proyectos, satisface las necesidades de la organización, y permite mejorar las lecciones aprendidas. El ciclo se cierra.

Mejora continua: el uso de lecciones aprendidas evita volver a caer en errores anteriores.

  • Los errores cometidos, permiten mejorar los procesos.
  • La gestión de riesgos mejora, permitiendo sucesivamente el prevenir errores y problemas anteriores.
  • La experiencia permite solventar problemas y prevenirlos de forma cada vez más eficiente.
Hasta aquí todo parece de color de rosa. Pero una PMO no es tan sencillo, y puede tropezar con un alto número de obstáculos, que terminen como inconvenientes para la organización que trató de mejorar su gestión. Esto lo veremos en el próximo artículo de esta serie.

jueves, 4 de julio de 2013

Ebooks gratis para este verano

Hoy os traigo una amplia colección de ebooks gratuitos, en diversos formatos (epub, pdf, mobi, doc) para que no os aburráis este verano, y para que mantengáis vuestras inquietas mentes alimentadas.

Todo viene de la mano de Eric Ligman, Program Manager de Microsoft, que nos trae un gran número de ebooks gratuitos en su blog.

Podéis bajarlos desde este enlace.

Que disfrutéis. Feliz verano.