PMO III - Ventajas de una PMO

Este es el tercero de una serie de artículos sobre PMO:

PMO I - Introducción
PMO II - Descripción
PMO III - Ventajas de una PMO
PMO IV - Inconvenientes de una PMO

El de hoy va a ser un artículo que espero sea interesante y a la vez breve. Repasaremos brevemente las principales ventajas que ofrece una PMO, y también veremos en un próximo artículo, sus posibles inconvenientes. Vamos allá.

Definición y estandarización de procesos.

• Una PMO ayuda a definir los procesos de la organización. Básicamente no es inventar nada nuevo. Basta con dejar por escrito todo lo que ya se hace, obtenido de quienes saben hacerlo.
• La ventaja, es que esto ayuda a que no se pierda el conocimiento, se estandaricen las formas de trabajar, se aproveche la ventaja de la experiencia adquirida.

Aumento de la eficiencia.

• De una correcta definición de procesos, del aprovechamiento del conocimiento y la experiencia, se obtiene como resultado natural un aumento de la eficiencia.

Reducción del trabajo duplicado.

• Como resultado de la experiencia y eficiencia, se facilita el reducir el trabajo duplicado.
• Si se han detectado duplicidades en ocasiones anteriores, ese conocimiento se aprovecha.

Menores costes de desarrollo.

• Como resultado de los anteriores, los costes disminuyen.
• Esta disminución no tiene porqué ser radical. Todo depende de lo optimizados que estuvieran los procesos y la organización antes de implantarse la PMO.

Mejora de las comunicaciones internas y externas.

• Una PMO ejerce principalmente como órgano gestor de las comunicaciones.
• Se estandarizan no sólo los canales, sino los formatos y los contenidos. Se identifican responsables de realizar la comunicación, el escalado, los distintos interlocutores, etc.

Alineamiento organizativo orientado a unos objetivos comunes.

• El principal objetivo de la PMO es asegurar que los procesos, las tareas que se realicen, estén alineadas con los objetivos de la empresa.
• Estos objetivos comunes, bien establecidos por la PMO, permiten que todo el mundo trabaje para un fin común. Se aprovechan sinergias.

Mejora en la planificación estratégica.

• Ya no sólo hablamos de planificar proyectos, y hacer el seguimiento. Estamos hablando de una planificación a nivel estratégico, totalmente alineada con los objetivos organizativos.

Mejora en la madurez y profesionalización de la gestión a nivel organizativo.

• La gestión se profesionaliza. Aumenta la madurez, apoyada por el conocimiento y unos procesos bien definidos, y una experiencia aprovechada.

Mejor formación a nivel organizativo.

• La formación se alimenta de la experiencia de los proyectos, de las necesidades organizativas, y de las lecciones aprendidas.
• Como resultado, la formación mejora a su vez el rendimiento en los proyectos, satisface las necesidades de la organización, y permite mejorar las lecciones aprendidas. El ciclo se cierra.

Mejora continua: el uso de lecciones aprendidas evita volver a caer en errores anteriores.

• Los errores cometidos, permiten mejorar los procesos.
• La gestión de riesgos mejora, permitiendo sucesivamente el prevenir errores y problemas anteriores.
• La experiencia permite solventar problemas y prevenirlos de forma cada vez más eficiente.

Hasta aquí todo parece de color de rosa. Pero una PMO no es tan sencillo, y puede tropezar con un alto número de obstáculos, que terminen como inconvenientes para la organización que trató de mejorar su gestión. Esto lo veremos en el próximo artículo de esta serie.